Werden Prozesse digitalisiert / automatisiert, erfolgt dies meist mit der Absicht, die Effizienz der Betriebsabläufe zu steigern und die Kosten zu senken. Durch eine Steigerung der Effizienz, sowohl der technischen Prozesse als auch der Mitarbeiter, können Bearbeitungszeiten verringert, Abläufe vereinfacht und neben Personalkosten auch Aufwände für veraltete Software und Tools eingespart werden. Zudem werden Medienbrüche vermieden, wenn eine umfassende Digitalisierung sämtlicher Abläufe erfolgen kann.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, die Transparenz der Prozesse zu steigern und sie generell nachvollziehbarer zu gestalten. Fehlerquellen können so schneller entdeckt und Probleme effizienter gelöst werden. Gerade beim Wechsel von manuell erfasster Arbeit hin zu digitalen Prozessen zeigen sich erhebliche Optimierungspotenziale. Der Wechsel von Papier und Stift zum digitalen Ablauf spart nicht nur Kosten und Bearbeitungszeit, sondern senkt in der Regel auch die Fehlerquote um ein Vielfaches.

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